Por Pedro Cánovas Tamayo, Manuel Herrero, Sergio Peñalver, Manuel Ventero & Pere Vila
Introducción: ¿cómo se cambia la tradición?, ¿cómo se revoluciona lo clásico?
Todo proceso de transformación contiene, en sí mismo, retos que son necesarios afrontar para que su implantación sea posible. Estos retos son aún mayores, si cabe, si se dan en el contexto de instituciones con unos procedimientos muy arraigados y que apenas han evolucionado con el paso de los años.
Uno de los retos más importantes que puede afrontar una orquesta sinfónica es el de evolucionar en la gestión de las partituras. Para ello es necesario estudiar todo el recorrido que tiene esta, desde su concepción hasta su archivado final.
Gracias a este estudio realizado por RTVE y Rolling Scores se han podido analizar las necesidades, facilitando el desarrollo de una solución que contemplara todas las situaciones posibles y que garantizara que este nuevo flujo de trabajo no solo respetase los procedimientos ya establecidos sino que los mejorase.
Análisis
El ciclo de vida de una partitura puede variar en función de determinadas circunstancias (propiedad de la partitura, características del concierto, novedad de los materiales, etc.), pero, a grandes rasgos, cumple un patrón muy concreto:
- Adquisición de partituras: compra, alquiler o búsqueda en el Archivo.
- Puesta de arcos: obtención de las partituras de cuerda que son entregadas al concertino y al primer atril de violonchelo. Devolución de las partituras de cuerda al personal del Archivo para su posterior copia de los arcos a mano en tantas particellas como atriles haya.
- Entrega de fotocopias para estudio a todos los componentes de la orquesta.
- Encarpetado de las partituras correspondientes para el concierto en el orden correcto.
- Los días de ensayo y concierto, colocación de las partituras en los respectivos atriles.
- Al final del concierto, desencarpetado de las partituras y guardadas en el Archivo.
La cantidad de partituras que pueden ser almacenadas puede aumentar considerablemente. Además de guardar las partituras de cuerda de cada concierto como arcos de referencia, es muy posible que existan distintas ediciones de una obra. El volumen que puede ocupar un Archivo de una orquesta es muy extenso. Y cuanto más aumente este espacio, más difícil será manejarlo.
Solución propuesta
Dada la necesidad observada de una gestión de partituras más ágil, la Orquesta Sinfónica y Coro RTVE optó por proponer un almacenamiento online de las mismas. Se quiso, además, proponer que esta solución respondiera a unos criterios de catalogación estándares, de manera que su manejo fuera ágil tanto para personas con experiencia en biblioteconomía como para las que no.
Con estas dos premisas, y para aprovechar los recursos existentes, se optó por crear un sitio de SharePoint, configurándolo como si de una base de datos de catalogación musical se tratase y dotándolo de automatizaciones que facilitaran las acciones más comunes con una idea clara: no repetir dos veces el mismo proceso.
Rolling Scores ha desarrollado un sistema de catalogación sólido y claro garantiza que se puedan encontrar fácilmente cuantas partituras se necesiten haciendo uso de búsquedas y filtrados. Esto es clave si lo que se va a guardar y gestionar en este sitio, como es el caso, es el trabajo completo del Archivo de la Orquesta Sinfónica y Coro RTVE.
Desglose de la solución
Catalogación – datos
La configuración del sitio de SharePoint se ha realizado con el objetivo de seguir unos estándares de nomenclatura, creando una relación fuerte entre registros para conseguir que cualquier cambio (por corrección o actualización) de un dato se refleje en los registros que de él dependen.
Estructuramos la base de datos de la siguiente manera:
– Autores, como registro de más alta jerarquía.
– Obras, como registro dependiente de la anterior. No hay obra sin autor.
– Conciertos, como último registro en jerarquía, que servirá no solo para almacenar un histórico de obras interpretadas sino para realizar búsquedas ágiles a la hora de preparar un ensayo.
Todos los atributos de cada una de estas tablas están validados en sus respectivas tablas de validación. De tal manera que, si por ejemplo se decidiese que a partir de ahora vamos nombraremos a Holanda como Países Bajos, el hecho de cambiarlo en la tabla de validación cambie automáticamente todos los registros afectados. No aporta nada nuevo al mundo de las bases de datos, pero sí otorga mayor robustez a este sistema.
Catalogación – partituras
De la tabla de obras depende la correcta catalogación de las partituras que se van a almacenar. La creación con anterioridad de los registros correspondientes en las tablas de autores y obras crea, de manera automática, un sistema de carpetas, visual e intuitivo, donde poder depositar tantas partituras como sea necesario. Al subir las partituras, estas se clasifican de manera automática, pudiendo añadir además otros atributos que resultarán necesarios más adelante.
Cada partitura, cada archivo, tendrá los atributos de autor, obra, formato del archivo, instrumento, sección a la que pertenece y concierto/s en los que se ha empleado o se va a emplear. Resulta muy rápido, entonces, buscar las partituras de Beethoven o las obras empleadas en un concierto determinado.
Obtención y distribución de las partituras
Las partituras se obtienen del sitio de SharePoint. Los músicos de la Orquesta Sinfónica y Coro de RTVE pueden acceder a las que, por su instrumento, les han sido automáticamente asignadas. Asimismo, también se pueden compartir con otros músicos no pertenecientes a la Corporación RTVE, por ejemplo los aumentos.
Pueden descargarse copias de esos archivos de tal manera que puedan estudiar haciendo uso de su tableta u ordenador, realizando las anotaciones que necesiten, garantizando así que será ese mismo archivo del que puedan, si así lo quieren, disponer en los ensayos.
Puesta de arcos
Tanto el concertino como el primer atril de violonchelos tienen disponibles estas partituras para su puesta de arcos.
Los músicos de la Orquesta Sinfónica RTVE podrán desde sus tabletas pueden realizar todas las anotaciones de arcos que precisen. Una vez han acabado su trabajo, se crea una nueva versión de las mismas destinadas al concierto que se va a realizar.
Si la obra se va a interpretar usando la aplicación de scroll continuo Blackbinder, bastaría con que compartiese dicha partitura con el resto de músicos. Si por el contrario se fuera a usar PDF, el archivo se puede compartir dentro del entorno de SharePoint para que esté disponible de manera automática para todos los músicos de la sección.
Estas anotaciones que han realizado los músicos no se incrustan en la partitura, sea Blackbinder o PDF, sino que permanecen en una capa por encima. Esto hace que sea posible borrar y volver a escribir durante el estudio o los ensayos sin necesidad de tachar (emborronando las partituras) o realizar una nueva versión en base a unos arcos anteriores.
El hecho de poder disponer de estas partituras en cualquier momento y de poder distribuirlas de manera automática, reduce el tiempo necesario para la preparación del concierto. Mientras que con papel el tiempo empleado en entregas y devoluciones, copiado manual de arcos y distribución final puede oscilar entre los 45 y 60 días, gracias a esta mejora un concierto puede estar preparado en apenas cuatro días.
Encarpetado de partituras
Los responsables del Archivo de RTVE pueden crear un nuevo concierto en forma de registro en SharePoint. Además de incluir en él datos y documentos relevantes al mismo (como pueden ser fecha, lugar, director, solista, programa de mano, campo de incidencias, etc.), las partituras pueden tener como atributo este concierto. Se crea así un nuevo modo de búsqueda donde los músicos pueden obtener sus partituras filtrando las partituras para ese concierto.
En SharePoint, una búsqueda quedaría del siguiente modo:
Para su uso en tabletas, los responsables del Archivo de RTVE crean listas o carpetas (dependiendo de la aplicación que se vaya a usar) donde figuran las partituras en el orden correcto. Estas configuraciones se realizan sin salir del Archivo, pudiendo distribuir fácilmente el resultado a todas las tabletas del escenario. Si fuese necesario, y de la misma forma, estas listas, que incluyen partituras, se pueden enviar por email (en el caso de PDF) o compartir con la cuenta del músico (en el caso de Blackbinder). Las posibilidades son muchas y son fácilmente adaptables a las necesidades del momento.
Ensayos y concierto
Para los ensayos y conciertos los músicos de RTVE hacen uso de tabletas desde las que pueden acceder a sus partituras, aunque normalmente son los responsables del Archivo los encargados de colocar las partituras en las tabletas correspondientes a cada uno de los instrumentos, como se ha visto en el punto anterior.
El flujo de trabajo en esta ocasión depende del formato que se vaya a usar para su interpretación.
- Si se usa la aplicación Blackbinder, no es necesario hacer nada ya que las partituras han sido asignadas a la cuenta del músico con anterioridad. Si no ha sido así, un rápido ‘compartir con…’ hará el resto.
- En el caso de usar PDF, se puede tanto descargar en cada tableta la lista del concierto requerida desde SharePoint como usar la tecnología AirDrop para compartir instantáneamente desde una tableta con cada atril digital la lista correcta.
El hecho de disponer de estos dispositivos y del sistema de gestión de partituras online hace que los músicos no tengan que depender tanto del Archivo, pudiendo ser ellos mismos quienes preparen sus propias tabletas. Pueden acceder a SharePoint o, más común cada día, compartir desde su teléfono la partitura.
Si durante los ensayos se produce un cambio relevante (supresión o adición de un fragmento, modificación de arcos importante, etc.) cualquiera de las tabletas puede mandar estos cambios al resto de su sección para continuar con el ensayo.
Todas las posibilidades que brinda este sistema digital son capaces de adaptarse a cada circunstancia y usuario. Ya no existe una, y solo una, manera de trabajar.
Desencarpetado de partituras
Una vez terminado el concierto, el personal del Archivo de RTVE rescata de cada tableta las partituras. Se pueden guardar directamente en la nube o utilizar una tableta del Archivo para almacenarlas, procesarlas y decidir qué es lo que se quiere guardar y qué no. De este modo pueden actualizar las partituras en SharePoint, sustituyendo así el material que había servido como estudio por el que se ha trabajado para que, en un futuro, se pueda obtener de nuevo.
Seguridad
Inalterabilidad de las partituras
La transformación de las partituras a formato digital permite su conservación perpetua. Este proyecto incluye la conversión del fondo del Archivo de RTVE a formato Sibelius, un formato que permite, desde una versión limpia y correcta, obtener multitud de versiones y ser objeto de arreglos y modificaciones. Pero siempre conservando el material original intacto.
Asimismo, el sistema de gestión ideado posee herramientas capaces de evitar la pérdida de documentos así como su restauración a un punto anterior. Esto garantiza que, pese a los múltiples usuarios que puedan hacer uso de esta plataforma, siempre haya un punto de guardado donde poder recuperar un material, por ejemplo, eliminado por error.
Deslocalización
Una de las alabanzas que un sistema online permite es la del acceso a cualquier documento en cualquier momento. Útil, por ejemplo, en el caso del teletrabajo o en caso de necesitar un material concreto cuando no se realiza el concierto en la sede de la Orquesta Sinfónica y Coro RTVE y por tanto no se tiene acceso a un archivo físico.
Permisos
Una de las premisas de la que partíamos es que los materiales estuviesen restringidos en base a unos privilegios. Estos privilegios pretenden establecer una jerarquía en cuanto al uso del archivo digital. Por un lado, no todos los músicos tienen acceso a todas las partituras. Por otro, algunas acciones, como borrar o compartir, están restringidas para algunos usuarios. Por último, solo el personal del Archivo de RTVE tiene control total sobre los documentos que en el sistema de gestión figuran. En cualquier caso, ninguno de los grupos anteriores tiene acceso a herramientas de codificación o modificación del sistema.
Una gestión de permisos permite otorgar acceso solo a aquello que un usuario necesita, ocultando todo lo demás, minimizando así los errores que, accidentalmente, puedan ocurrir y agilizando la búsqueda de material.
Implantación
Esta es una iniciativa pionera que ha involucrado no solo a la Orquesta y Coro RTVE sino también a otros departamentos de la Corporación como ha sido, en especial, el de Innovación.
El departamento de Innovación de RTVE ha realizado una apuesta decidida por la digitalización completa de la Orquesta y Coro RTVE, que ha encontrado un apoyo incondicional en la Gerencia de la misma. El éxito en este proceso de implantación no habría sido posible sin la implicación directa de todos los actores que toman partido en el día a día de una orquesta.
Además del continuo contacto entre Gerencia, Archivo y Rolling Scores para terminar de dar forma al producto y adaptarlo a las necesidades de la OCRTVE, ha sido necesario el apoyo de los jefes de sección de cuerda, quienes han tenido que variar algunos de sus procedimientos y obtener nuevas responsabilidades para lograr esta meta.
El proceso de implantación ha concluido con éxito y la Orquesta y Coro RTVE realiza ya todos sus conciertos de temporada con sus partituras en formato digital.
Conclusión y futuro
Uno de los puntos más interesantes de este trabajo ha sido el análisis de los procedimientos y la labor que desempeña el Archivo de la Orquesta RTVE. Esta implantación es, sin lugar a dudas, una puesta en valor de la importancia que tiene el personal del Archivo, por lo que necesitan herramientas que les hagan ser más ágiles en sus labores diarias.
Puede que el futuro haya comenzado ahora, poniendo la primera semilla en la evolución de la gestión de las partituras. Y es que, gracias a este primer paso en la digitalización, abrimos nuevas ventanas hacia otras vías de investigación que nos permitan seguir innovando en la gestión y en el trabajo diario de la Orquesta Sinfónica y Coro RTVE.
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